Когда приходится работать с крупными суммами наличных, необходимо обеспечить безопасность их транспортировки в банк. Вариант хранения средств в кассе чреват последствиями – возрастают риски их потери, особенно если об этом узнают третьи лица. Следует привлекать банк или специальную организацию. Чтобы решить проблему низкой безопасности при перевозке наличных, необходимо больше узнать, что собой представляют услуги инкассации денежных средств. Эта процедура является основной возможностью в таком случае, реализуется в рамках закона.
Что такое инкассация
В переводе с итальянского incassare – «класть в ящик». Значит, инкассация – услуга, предполагающая сбор и перевозку денег с обязательным зачислением на расчётный счёт компании-клиента. Если в этой цепочке отсутствует требование проведения наличных через кассу финансового учреждения, такая процедура будет иметь другое название – стандартная перевозка.
Чтобы обеспечить сохранность перевозимого ценного груза, компания, которая берёт на себя такую ответственность, должна иметь соответствующие средства. Инкассаторская служба привлекает необходимые ресурсы: открываются вакансии для найма на работу опытных охранников, задействуется имеющийся в распоряжении штат, используются бронированные автомобили, средства защиты сотрудников, которые есть в наличии.
Деньги, которые нужно перевозить, должны быть застрахованы. Это гарантирует, что клиент не окажется в убытке после предоставления такой услуги и в случае нападения на сотрудников охраны. Компания обязуется возместить потери. В этом главный плюс обращения в такие службы – при самостоятельной доставке наличных в банк гарантии отсутствуют. К тому же инкассаторская служба предоставляет дополнительно ряд других услуг, среди них – доставка ценностей, документов, перевозку денег из банка.
Особенности инкассации
Основная целевая аудитория услуг инкассаторов – организации, индивидуальные предприниматели, но те из них, которые работают с наличностью. Процедура обращения с деньгами при условии привлечения третьих лиц регулируется законодательством. Необходимо исходить из величины выручки при продаже услуг или товаров. Для бизнеса разного уровня озвучиваются различные условия:
- ИП, небольшие организации: выручка в пределах 800 тыс. руб., в штате числится до 100 человек, лимиты не задаются, владелец бизнеса может самостоятельно устанавливать определённую сумму, при превышении которой привлекаются инкассаторы;
- средний и крупный бизнес: лимиты закреплены на законодательном уровне, рассчитываются по формулам, это значит, что они должны обязательно соблюдаться – по факту в конце рабочего дня в кассе не может оставаться наличность в большем количестве, чем требуется.
Можно перевести деньги на расчётный счёт, воспользовавшись услугами третьих лиц (инкассаторов). Такой вариант рассматривается и в случаях, если установленный лимит не был достигнут. Учитывая озвученные условия, можно рассмотреть варианты сотрудничества с инкассаторскими службами: регулярная выемка наличности по установленному графику, разовый заказ услуги и одномоментная, как только возникает такая необходимость.
Мотивация сотрудничать с инкассационной службой есть у обеих сторон. Если поставщик продаёт услуги – зависит от выручки, то и у её покупателя своя заинтересованность – необходимость рассчитываться крупными суммами с другими организациями. Ещё путём безналичного расчёта выполняется оплата налогов. Есть и другой важный нюанс. Если игнорировать установленные законодательством ограничения на лимиты наличных в кассе, могут быть штрафы. Величина зависит от категории предприятия:
- индивидуальные предприниматели: 4000-5000 руб.;
- малый бизнес: 20000-25000 руб.;
- средний и крупный бизнес: 40000-50000 руб.
Чтобы придерживаться законодательства, можно изучить документ – Указание Банка России №3210-У (11.03.2014 год), где расписаны правила расчётов лимита на остаток денег в кассе.
Виды инкассации
Существуют разные варианты транспортировки наличности, что определяет правила этой процедуры. В каждом из случаев ответственность лежит на разных лицах. Результат сильно отличается, а гарантии сохранности наличности есть не всегда. Необходимо понимать, какие виды инкассации доступны.
Самостоятельная
Не привлекаются третьи лица. Средства доставляются в банк или переводятся на расчётный счёт через кассу финансового учреждения представителем компании. У такого варианта есть плюсы и минусы: отсутствуют лишние расходы (на оплату услуг инкассаторской службы), но возрастают риски потери наличных при внешней угрозе (ограблении, краже).
Через банкомат
Сопровождается дополнительными расходами – банк может взимать комиссию за осуществление необходимой операции. Но это не единственный минус: нужно вписаться в установленные рамки (есть лимит по количеству банкнот на операцию или по номиналу купюр). Дополнительные условия: необходимость иметь бизнес-карту или знание логина, пароля для подтверждения данных клиента. Основной плюс такого способа – близость банкоматов, их достаточно, особенно в крупных городах (Москве).
Онлайн операция
Другое название – автоматический сейф. Он устанавливается финансово-кредитным учреждением, которое берёт на себя ответственность за транспортировку средств и передачу в кассу. Преимущество метода в том, что риски клиента минимальные: когда наличные закладываются в такой сейф (АДМ или депозитная машина), они сразу начисляются на расчётный счёт.
Мобильный банкомат
Выполняется через кассовые аппараты «Эвотор», их распространение – результат сотрудничества одноимённой компании и Сбербанка. Стоимость услуги ниже, чем стандартной операции от инкассаторской службы. Сотрудники финансового учреждения выезжают в компанию клиента, с ними – мобильный банкомат, куда сразу закладываются средства – они будут моментально зачислены на расчётный счёт.
Перевоз денег инкассаторской организацией
Это наиболее распространённый способ передачи денег для их внесения на расчётный счёт. Он гарантирует их сохранность, а дополнительно снимает всю ответственность с клиента, который получит компенсацию, если возникнут сложности.
Каждый владелец бизнеса может выбрать вариант, учитывающий все риски, расходы, а также суммы наличных, которые будут передаваться.
Обязанности инкассаторов
Пересчёт наличности и упаковка не входит в сферу обязанностей сотрудников инкассационной службы. Для передачи денег должна использоваться специальная сумка. После её получения должен быть соблюдён порядок проведения инкассации денежных средств. Он предполагает несколько операций в промежутке от момента передачи наличных сотрудникам финансового учреждения до их внесения на счёт в банке. Основные этапы:
- в специальном помещении сотрудники инкассаторской службы должны предъявить паспорт или удостоверение, а также доверенность для выполнения операций с деньгами, свои данные подтверждает и представитель компании клиента;
- передаются наличные, одновременно с ними – накладная и квитанция;
- инкассатор ставит подпись и штамп на документе, забирает сумку-сейф;
- выполняется доставка денег в банк;
- специалист сверяет данные на документах.
Если порядок инкассации денежных средств соблюдён, они перечисляются на счёт клиента. Инкассаторы также извлекают наличность из вендинговых/торговых аппаратов, банкоматов, доставляют кредитные деньги из банка, документы и ценности.
Требования к проведению инкассации
На всей территории РФ инкассаторские услуги не относятся к банковским, а потому не нужна лицензия Банка России. Но есть другие требования – финансовая организация должна работать в соответствии с законом «О банках и банковской деятельности». Инкассаторы проходят профподготовку, выполняется проверка правовых знаний, физической подготовки. Периодически сотрудники отправляются на дополнительное обучение. Они сдают нормативы по стрельбе, физподготовке.
Оценка стоимости услуги
Тарифы публикуются на сайте компании, которая предлагает услуги транспортировки средств и ценностей. Но часто сумма оговаривается индивидуально, т. к. влияет категория бизнеса, особенности предприятия клиента. Можно позвонить в компанию, специалисты предоставят всю информацию о сумме.
Условия для работы инкассатора: что должен сделать клиент
Сначала оговариваются все условия, они будут прописаны в договоре. Но не только представители финансовой организации принимают на себя определённую ответственность. Клиент также должен подготовиться, для этого учитываются правила инкассации денежных средств. На их основе выстраиваются требования к процедуре передачи денег:
- обеспечение условий для подъезда к двери торговой точки или другой организации, с владельцем которой был заключён договор;
- рабочая система освещения на входе и по всему пути следования до комнаты, где будет выполняться передача средств;
- предоставление охранника или специального сотрудника, который будет сопровождать инкассаторов;
- выделение помещения, где будет выполняться процедура.
Эти условия определены законодательными актами. Обе стороны могут опираться также на подписанный договор. Это гарантия выполнения любых условий, которые были оговорены на этапе обсуждения. Инкассация облегчает процедуру перемещения средств от торговой точки до банка, повышает их сохранность.
